5 étapes pour mettre en place un processus d’amélioration continue avec mes consultants

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5 étapes pour mettre en place un processus d’amélioration continue avec mes consultants

En apparence, travailler avec un consultant est plutôt facile. Vous passez une journée avec lui, vous lui présentez du monde, vous l’abreuvez d’informations pas toujours bien structurées ni documentées, et ensuite, il doit se débrouiller avec ce qu’il a. Après tout, c’est lui l’expert, non ?

Oui… mais non !

Un consultant n’est pas le Messie qui viendra vous délivrer des tâches ingrates. Ce n’est pas, non plus, un prestataire comme un autre avec lequel vous resterez uniquement dans une relation client-fournisseur.

Un consultant, c’est un membre de votre équipe.

Et comme avec les membres de votre équipe, vous devez faire en sorte que son travail se passe le mieux possible et qu’il soit dans les meilleures dispositions pour réussir.

Car si le consultant réussit, c’est aussi vous qui réussissez. Une des solutions consiste à mettre en place un processus d’amélioration continue. Une méthode simple et efficace en 5 étapes pour maximiser son travail et vos efforts communs.

Étape n°1 : établissez des habitudes de communication directe

En règle générale, un consultant a des habitudes de communication qui reposent sur des bonnes pratiques éprouvées. Il sait quelles sont les informations à partager au bon moment, quand et comment faire le point avec le client.

Mais de votre côté, savez-vous comment bien communiquer avec un consultant ?

Un appel hebdomadaire, même de 5 minutes, tous les lundis matins ou les vendredis soirs pour faire le point sur la semaine écoulée est une méthode simple et directe. Cela peut vous sembler contraignant, mais c’est pourtant très utile pour transmettre des informations que vous n’avez pas eu le temps de faire dans la semaine.

En 5 minutes au téléphone avec votre consultant, vous vous épargnez de nombreux emails et vous gagnez du temps. Pensez à bien bloquer cette rencontre téléphonique dans votre calendrier et ne pas y déroger. Tout au long de la semaine, créer un document avec les points à évoquer avec votre consultant, afin de ne rien oublier. Un post-it, une note Google Keep ou une carte sur Trello : à chacun son style. Ce qui compte, c’est d’être présent et opérationnel pour transmettre les informations qui comptent. Si vous êtes familier avec les méthodes agiles, voyez cela comme votre back-log personnel.

Étape n°2 : documentez et archivez

Si la tradition orale est souvent utilisée en entreprise, il y a des raisons : c’est rapide, facile et informel. Le problème, c’est que cette tradition repose sur quelques piliers qui peuvent démissionner, perdre leur emploi, partir en retraite ou tomber malades.

Chaque action, chaque étape et chaque décision avec votre consultant devraient être dûment documentées.

Personne n’aime écrire des comptes-rendus, pourtant ils sont indispensables pour bien travailler avec votre consultant. Transmettre des décisions documentées vous épargnera de fastidieuses et interminables réunions de cadrage.

À chaque interaction avec votre consultant, mettez à jour votre to-do list. À partir d’un template dans Evernote, Google Doc ou Microsoft Notes, vous garderez la même structure et construirez des comptes-rendus cohérents et faciles à lire. Privilégier l’efficacité à l’exhaustivité absolue. Concentrez-vous sur les points clés et les KPIs pour documenter vos contacts avec votre consultant.
Ces derniers peuvent être formels, comme un rendez-vous téléphonique important, une présentation ou un livrable, ou informels comme vos points hebdomadaires.

D’autre part, pensez à archiver clairement votre documentation. Oubliez les documents Word qui trainent en local sur 5 ordinateurs différents. Archivez tout proprement dans le Cloud suivant une nomenclature commune. Si vous avez une promotion demain matin ou que vous quittez l’entreprise, votre remplaçant sera bien plus efficient.

Étape n°3 : fonctionnez par itérations rapides

Parce qu’une relation avec un consultant est une relation de travail sur le long-terme, vous ne voulez surement pas attendre le dernier moment pour prendre connaissance de son travail.

Pour être plus efficace, demandez des livrables plus légers, mais plus fréquents. C’est une méthode de gestion de projets qui garantit une meilleure réactivité : plutôt que vous bloquer tout un week-end à lire un dossier de 150 pages, les itérations rapides permettent de maintenir un flux continu d’informations et de recommandations plus facile à lire, à partager et à mettre en place.

De votre côté, les itérations rapides permettent également d’impliquer votre équipe en continu. Ils savent ce qu’ils se passent et peuvent vous faire remonter feedbacks, commentaires et opinions. Un flux de travail constant et solide, plus facile à planifier et à mettre en place.

Étape n°4 : impliquez toute votre équipe

Ne soyez pas la seule personne en contact avec votre consultant et partagez ! Même si vous êtes le manager et le décisionnaire final, impliquez votre équipe au contact du consultant.

C’est à la fois une manière pour eux d’apprendre et de se former “gratuitement”, mais c’est surtout une manière de répartir le risque. Que se passerait-il si votre triple salto arrière au ski se termine sur un lit d’hôpital ?

La concentration des pouvoirs peut être grisante à court terme, mais sur le long terme, elle est dangereuse. N’hésitez pas à déléguer et à ouvrir les accès au consultant à vos collaborateurs proches et à vos équipes.

Étape n°5 : challengez-le en permanence

Il n’y a rien de pire que les situations de confort où le consultant se croit chez lui dans votre entreprise. Travailler en bonne intelligence et sur une longue période de temps avec un consultant veut aussi dire qu’il doit se remettre en question.

Soyez de ceux qui poussent les consultants à sortir de leurs zones de confort.

Apportez des défis, pensez “outside the box” et exigez un avis sur tout. Vous voulez un vrai tigre, pas un matou qui ronronne devant la cheminée ! Il doit le savoir et vous devez lui prouver à intervalles réguliers.

Travailler avec un consultant est une bonne méthode pour revoir son organisation et son flux de travail. Un processus d’amélioration continue qui bénéficiera à votre relation, mais qui sera aussi l’occasion d’avoir un regard critique sur vos méthodes de travail pour tenter de les améliorer. Un effet collatéral positif gagnant-gagnant.

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